Documentos

Como organizar a sua papelada

A única altura em que parece pensar nos seus documentos importantes é quando precisa deles.

E, muitas vezes, você não pode encontrá-los quando você precisa deles porque você ou não tem um sistema organizado e centralizado para armazenar seus documentos importantes e/ou a última vez que você precisava deles, você simplesmente jogou de volta para o mar de papéis em seu escritório de casa em vez de colocá-lo de volta onde ele pertencia.

Introdução

Com todos os seus papéis importantes espalhados por toda a sua casa, você perde muito tempo e energia em busca deles. Também corre o risco de perder alguns deles completamente. Mas com alguns passos simples, você pode organizar seus documentos importantes em papel em uma hora neste fim de semana!

Você vai precisar de um pequeno armário de arquivo de duas gavetas ou uma caixa de arquivos Pendurados portátil, arquivos Pendurados multi-coloridos (6 cores diferentes), Manila terceiro corte pastas top-tab, e um cofre à prova de fogo (opcional). Ou você pode comprar uma pasta grande e pastilhas de tabulação. Uma vez que você tem a mercadoria aqui são os seis passos que você seguirá para organizar a sua papelada.

Recolha Os Seus Documentos

Antes que você possa organizar todos os seus documentos importantes, você deve localizá-los. Às vezes é mais fácil falar do que fazer.

Verifique o seu escritório em gavetas e os papéis empilhados em sua mesa ou mesa. Verifique as pilhas de papel que entopem os balcões da sua cozinha, bem como gavetas e cestos de cozinha.

Olhe para a sua cômoda do quarto e mesa de cabeceira (você poderia tê-los deixado lá na hora da manhã e esqueceu-se deles). Por último, mas não menos importante, verifique a sua mala ou mala por documentos importantes que ainda carrega acidentalmente.

Encontre Os Seus Documentos Vitais

A maioria de seus documentos importantes podem ser armazenados em um arquivo regular ou caixa portátil de arquivos Pendurados. Há alguns. No entanto, isso realmente deve ser armazenado em um cofre à prova de fogo ou opção de armazenamento fora do local, como um cofre de segurança.

Os documentos vitais são documentos que seriam muito difíceis ou muito morosos de substituir. Podem conter informações pessoais sensíveis que podem ser comprometidas em caso de assalto ou roubo. No caso de a sua casa ter sido destruída por fogo ou inundação, gostaria que estes documentos vitais permanecessem intactos.

Para a maioria das pessoas, os seguintes documentos poderiam ser considerados vitais: segurança social, informações, certidões de nascimento, apólices de seguro, juntamente com o seu agente de informações de contato, testamentos, escrituras de propriedades, títulos de carro, seu passaporte e qualquer contrato ou acordo que necessária a sua assinatura original.

Faça uma lista mestre de todos os documentos vitais que você coloca em seu cofre à prova de fogo ou em uma opção de armazenamento fora do local.

Duplicar a Sua Carteira

A maioria de nós carrega informações críticas em nossas carteiras todos os dias. Sabes tudo o que tens na carteira? O que farias se a tua carteira fosse perdida ou roubada?

Faça cópias de sua carta de condução, cartão de doador, cartão de seguro de saúde, Cartões de membros como os cartões de fidelidade da mercearia ginásio, clubes de armazéns, e, mais importante, todos os cartões de crédito e débito(copiar frente e trás).

Se você comprou uma grande pasta de três anéis e pastilhas, etiquetar as páginas com os nomes de registro acima, buraco de papel perfurar todos os documentos e organizá-los. Se os papéis não devem ser perfurados, buraco de papel perfurar uma pasta e colocar os documentos na pasta.

Manutenção

Agora que os seus documentos importantes estão organizados, mantenha-os organizados. Todos os meses, quando você pagar suas contas, arquivo quaisquer novos documentos na seção apropriada do seu sistema de arquivo.

Ao mesmo tempo, procure quaisquer documentos que você removeu do sistema durante o mês que ainda pode estar fora do sistema de arquivo. Volte a arquivá-los.

Pelo menos duas vezes por ano, reveja os documentos em seu sistema de arquivo para ver se algum pode ser purgado. Um bom horário a seguir é no primeiro do ano e no final de cada ano escolar.

Fonte: https://definicao.net/significado-de-ata/